Microsoft SharePoint – Sinonim za povećanje produktivnosti, smanjenje troškova i više od toga

thumb image

SharePoint je naziv za više tehnologija/proizvoda u sustavu Microsoft SharePoint, a koji sadrži Microsoft SharePoint Foundation 2010SharePoint Server 2010 (SharePoint Standard, SharePoint Enterprise), SharePoint Online, SharePoint Designer 2010, SharePoint Workspace 2010 i dr.

SharePoint nije jedna stvar, nije program, SharePoint je platforma što znači da nećete reći da učite SharePoint jednako kao što ne učite niti MS Office nego krenete s npr. Wordom, pa idete na Excel, itd., po tom principu ide i učenje sastavnih dijelova SharePointa čime si stvarate čvrste temelje za kompleksnija i sveobuhvatnija znanja. Uzimate si ono što vam u tom trenutku treba i s vremenom napredujete, kada više cjelina spojite u jednu funkcionalnu možete reći da nešto znate o SharePointu.

SharePoint 2010Primarno se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima, a zapravo je puno više od toga i može se prilagoditi raznim potrebama. Zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika. Dizajniran je tako da omogućuje višenamjensko upravljanje, skaliranje i širok spektar različitih poslovnih aplikacija. Upravljanje sustavom putem Web preglednika pruža takav sloj upravljanja da vam nisu potrebna tehnička znanja o web razvoju da biste uspješno koristili sve mogućnosti koje vam SharePoint nudi. Tome u prilog ide set najčešće traženih funkcionalnosti koje je moguće odmah koristiti, a među kojima se nalaze intranet i ekstranet portali, web stranice, upravljanje sadržajem i dokumentima, prostor za suradnju, društveni alati, napredno pretraživanje i poslovna inteligencija. Od ostalih važnijih značajki tu je integracija procesa i sustava, automatizacija tijeka rada i pružanje osnovne infrastrukture za third-party rješenja kao što su ERP, CRM i dr.

SharePoint 2010

SharePoint Workspace 2010 – program za osobna računala (Windows XP SP3 i noviji) koji vam omogućuje suradnju s drugim korisnicima i kada niste na mreži, a sadržaj se sinkronizira jednom kada se povežete. Workspace je od posebne koristi vama studentima kada zajednički trebate raditi na projektima jer uz njega možete na jednom mjestu upravljati dokumentima, kalendarima, raspravama, alatima za popise, blokovima za pisanje ili skiciranje, slikama ili u pauzama igrati šah. Sastavni je dio programskog paketa Microsoft Office 2010.

Microsoft SharePoint Foundation 2010 – kao što mu i sam naziv govori to je pozadinska tehnologija svih web mjesta sustava SharePoint i kao takva je besplatna za implementaciju na lokaciji klijenta (preuzimanje zahtjeva obaveznu registraciju), a dolazi sa Windows Serverom. Nudi mogućnost brzog stvaranja web mjesta na kojemu se može zajednički surađivati putem web stranica, dokumenata, kalendara, popisa, podataka i sl. Modificirana distribucija Foundationa zove se Microsoft Search Server Express i nudi napredno pretraživanje koje će pomoći članovima tvrtke/tima da što prije pronađu ono što im je potrebno. Također je besplatan za preuzimanje, jednostavan i fleksibilan što se tiče konfiguracije i dovoljno snažan da zadovolji sve vaše potrebe.

SharePoint Server 2010 – poslužiteljsko rješenje na kojemu se temelji SharePoint Foundation i kojemu je cilj omogućiti dosljedan, poznati okvir za popise i biblioteke te administraciju i prilagodbu web mjesta. Sadrži sve što i Foundation s tom razlikom da još sadržava i korporacijsko upravljanje sadržajem, poslovnu inteligenciju, poslovno pretraživanje i osobne profile korisnika. Dostupan je za implementaciju na lokaciji kao dio servisa u oblaku kao što je Microsoft Office 365, a dijeli se na SharePoint Standard i SharePoint Enterprise.

SharePoint Online 2010servis u oblaku kojeg pruža Microsoft. Namijenjen tvrtkama svih veličina kojima opcija implementacije na lokaciji nije interesantna i žele da im se za sustav brine Microsoft. Tvrtka jednostavnom opcijom pretplate dobije svoje korporacijsko web mjesto koje onda može zajednički koristiti sa svojim kolegama, partnerima i klijentima.

SharePoint Designer 2010 – besplatni program za dizajniranje, sastavljanje i upravljanje web mjestima u sustavima SharePoint Foundation i SharePoint Server. Personalizacija web stranica i sadržaja ono su što će SharePoint Designer s lakoćom odraditi.

SharePoint 2010

Praktičan rad na projektu bez SharePointa

Započinjete novi projekt, tražite članove tima, održavate sastanke i već na samom početku među svima vama počinje razmjena elektroničke pošte. Uskoro tu dolazi i nekoliko važnih dokumenata koji idu od osobe do osobe sve do trenutka kada više ne znate što ste i kome poslali odnosno tko ima koju verziju nekog dokumenta. Shvaćate da će projekt biti teško uspješno završiti ako ste svi izgubljeni u nekoliko desetaka ili stotina sličnih dokumenata, kalendara, e-mailova i sl. Kao voditelj projekta nikada ne možete biti sigurni da imate zadnju verziju nekog dokumenta i da su svi članovi s istom upoznati. Nemoguće vam je pratiti vremenski napredak projekta jer je sve razbacano na nekoliko računala i svaki član tima raspolaže drugačijim informacijama. Također, kada i završite taj projekt sigurno je da neke njegove dijelova možete iskoristiti za slijedeće projekte ili da želite vidjeti utjecaj tog projekta na sve ostale pa i na tvrtku u cjelini, ali nemoguće vam je povezati prijašnji i budući projekt, a da se opet ne zatrpate hrpom starih i novih informacija, dokumenata i sl. Pokušavate se povezati s ostalim voditeljima projekata, šaljete im sve moguće sadržaje, pokušavate balansirati između podređenih i nadređenih da bi se doveli u situaciju da više vremena trošite na usklađivanje materijala između svih uključenih strana nego što zapravo radite na projektu… I to se tako ponavlja sa svakim novim projektom. 

Praktičan rad na projektu s SharePointom Slika preuzeta sa www.callidus.hr

Imate SharePoint kao kolaboracijski alat koji će vam maksimalno pojednostaviti radnje koje su vam prije bile komplicirane ili nemoguće. Počinjete novi projekt i trebate formirati tim. Ovaj put stvorite zajedničko web mjesto kojemu će svi članovi tima pristupati putem web preglednika. Da biste jednostavnije pronašli članove tima koristite tražilicu u koju upisujete potrebne kvalifikacije koje neki član tima mora imati te vam sustav prikazuje sve takve  unutar tvrtke, a koje onda možete kontaktirati da vidite jesu li slobodni za sudjelovanje u projektu. Jednom kada je tim formiran vrlo lako se može dogoditi da članovi tima shvate da imaju više toga zajedničkog nego su prije mislili u čemu će im pomoći pisanje bloga unutar sustava. Time stvarate čvrste temelje za nadolazeće poslovne aktivnosti.  U ovom se projektu više ne morate brinuti o verzijama pojedinih dokumenata jer SharePoint postaje izvor svih materijala i aktivnosti vezanih uz projekt. Svi dokumenti postoje unutar SharePointa koji vam od sada nudi najsvježiju verziju pojedinog dokumenta dok je istovremeno moguće pregledati i vratiti sve prijašnje verzije. Sigurno opet trebate proračunske tablice za izradu budžeta i jedinstveni korporativni PowerPoint predložak i već razmišljate kako bi ih trebali ispočetka raditi ili se pitate kako ih pronaći među svom elektroničkom poštom od prošlog projekta, uz SharePoint ništa od toga vam neće biti potrebno jer će njegova tražilica pronaći sve povezane dokumente od prošlih projekata koje možete iskoristiti u sadašnjem. Isto se događa i s ostalim bazama podataka iz kojih SharePoint vuče podatke kako bi vam što prije bili dostupni. SharePoint će od ljudi, dokumenata i podataka tvrtke stvoriti takvo okruženje koje će poslovanje učiniti jednostavnijim pošto ćete imati pregled nad svim poslovnim funkcijama na jednom mjestu. 

SharePoint 2010

Što očekivati u budućnosti?

To bi svakako bio SharePoint Online 2013 i ako je vjerovati najavama možemo ga očekivati uskoro. Špekulira se da će nuditi pregled sadržaja poslovne inteligencije na iPad uređajima, novo i prepoznatljivo Metro sučelje, Visio u oblaku, još veću ovisnost o Azure cloud platformi, integraciju RMS rješenja u online verziji i dr.


Vjerujem da vam je sada ipak malo jasnije što je SharePoint. Tek nakon što ste sve pročitali i donekle shvatili možete reći da ste za njega čuli, da još uvijek o njemu znate relativno malo i, ako još uvijek želite o njemu znati više, lagano krenuti u čarobni svijet SharePointa. Sretno!

Pin It